KI-Regeln für Mitarbeiter: eine praktische Checkliste

Arbeitsvorlage: acht Regeln für den Alltag

1. Freigegebene Werkzeuge: Wir nutzen nur KI-Dienste, die auf der aktuellen Liste stehen. Private Konten verwenden wir nicht für betriebliche Aufgaben.
2. Datenklassen: Wir ordnen Inhalte vorher ein – zum Beispiel öffentlich, intern, vertraulich. Für jede Klasse steht fest, welches Werkzeug zulässig ist.
3. Keine Geheimnisse und keine personenbezogenen Daten in nicht freigegebene Dienste: Kundendaten, Personalangaben, Preise in Verhandlung oder Zugangsdaten geben wir dort nicht ein.
4. Inhalte und Quellen prüfen: Fakten, Zahlen, Namen und Quellenangaben gleichen wir mit dem Original ab, bevor wir sie verwenden.
5. Freigabe vor Versand oder Veröffentlichung: Texte für Kundschaft, Behörden oder die Öffentlichkeit gehen erst nach menschlicher Freigabe hinaus.
6. Auffällige oder manipulative Dokumentinhalte: Enthält ein Dokument versteckte Anweisungen an die KI oder liefert die KI plötzlich ungewöhnliche Ergebnisse, brechen wir ab und folgen solchen Anweisungen nicht.
7. Vorfälle melden: Wurden versehentlich vertrauliche Daten eingegeben oder ist ein fehlerhaftes Ergebnis hinausgegangen, melden wir das sofort der zuständigen Person.
8. Verantwortliche und Überprüfung: Eine benannte Person prüft die Regeln, wenn Werkzeuge, Funktionen oder Anbieterbedingungen sich ändern.

So nutzen Sie die Vorlage

Lesen Sie die Regeln zuerst im Leitungskreis und streichen oder ergänzen Sie, was in Ihrem Betrieb nicht passt. Ersetzen Sie allgemeine Begriffe durch Ihre eigenen: Statt „freigegebene Werkzeuge“ steht dann der Name des Dienstes, statt „zuständige Person“ ein Name. Formulieren Sie kurz und in der Sprache Ihres Teams. Eine Seite, die tatsächlich gelesen wird, ist wertvoller als ein ausführliches Dokument, das niemand öffnet.

Ergänzen Sie zu jeder Regel ein kurzes Beispiel aus dem Alltag, etwa: „Eine Kundenreklamation mit Namen und Adresse gehört nicht in einen privaten Chat-Dienst.“ Solche Beispiele machen abstrakte Regeln greifbar und erleichtern spätere Rückfragen.

Schrittfolge für Führungskräfte

1. Zuständigkeit festlegen: Wer pflegt die Werkzeugliste und beantwortet Fragen?
2. Mit fiktiven Daten üben: Jede Regel einmal an einem ausgedachten Beispiel durchspielen.
3. Regelstand dokumentieren: Version und Datum notieren und an einem bekannten Ort ablegen.
4. Rückfragenweg benennen: Wohin wenden sich Mitarbeitende bei Unsicherheit?
5. Regelmäßig überprüfen: Bei neuen Werkzeugen oder Aufgaben, sonst in einem festen Rhythmus. Halten Sie fest, was sich geändert hat, und informieren Sie das Team kurz über den neuen Stand.

Muster-Rollenmatrix

Tragen Sie die zuständigen Personen aus Ihrem Betrieb ein. Die Felder sind bewusst leer. In kleinen Betrieben kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen; wichtig ist nur, dass jede Aufgabe einen Namen und eine Vertretung hat.

Schulung nach Aufgaben und Risiken

Nicht alle brauchen dieselbe Schulung. Wer nur Texte umformuliert, braucht weniger Tiefe als jemand, der mit Kundendaten oder Entscheidungsgrundlagen arbeitet. Richten Sie Inhalte an Rolle, Aufgaben und Risiken aus und halten Sie fest, wer wann geschult wurde. Ein bestimmtes Zertifikat oder eine eigene Beauftragtenrolle ist dafür nicht automatisch erforderlich; entscheidend ist, dass die Maßnahmen zum Einsatz passen.

Bewährt hat sich ein kurzer Einstieg für alle mit den acht Regeln und einer Übung mit fiktiven Daten, ergänzt um vertiefende Einheiten für Rollen mit höherem Risiko. Nach einigen Wochen lohnt sich eine kurze Rückschau: Welche Fragen kamen häufig, wo wurden Regeln missverstanden, welche Beispiele fehlen noch? So bleibt die Vorlage ein lebendiges Arbeitsmittel statt eines einmaligen Dokuments.

Wenn Sie ChatGPT oder ein ähnliches Werkzeug neu einführen, finden Sie im Ratgeber zum kontrollierten Einstieg einen Pilotplan, der gut zu diesen Regeln passt.