ChatGPT im Unternehmen einführen: ein kontrollierter Einstieg
Sachlich verantwortlich: Katharina Zeitelhack, ZEITELHACK.AI · Veröffentlicht am
Die kurze Antwort: Legen Sie zuerst eine konkrete Aufgabe und die zulässigen Daten fest. Prüfen Sie dann den Dienst, seine Bedingungen und die internen Freigaben. Testen Sie begrenzt mit wenigen Personen, lassen Sie jedes Ergebnis von Menschen prüfen – und rollen Sie erst danach aus. So bleibt der Einstieg überschaubar, und Sie entscheiden auf Grundlage eigener Beobachtungen statt nach Gefühl.
Geeignete erste Aufgaben
Gut geeignet sind Aufgaben, bei denen ein Fehler schnell auffällt und keine sensiblen Angaben nötig sind. Bewährt hat sich ein Antwortentwurf auf eine vollständig fiktive Anfrage, also eine frei erfundene Anfrage mit ausgedachten Angaben. Auch das Umformulieren eigener Texte in eine einfachere Sprache ist ein überschaubarer Anfang.
Das Entfernen von Namen und Kundennummern allein macht ein Dokument nicht zuverlässig anonym, weil sich Personen und Vorgänge oft über Details wie Fristen, Mengen, Auftragslagen oder individuelle Formulierungen wiedererkennen lassen. Verwenden Sie für erste Versuche deshalb fiktive Daten. Die Zusammenfassung eines internen Dokuments, etwa einer Arbeitsanweisung oder eines Produktblatts, gehört nur dann in den Test, wenn dieses Dokument ausdrücklich auch für diesen Dienst freigegeben ist.
Aufgaben mit Gesundheits-, Personal- oder Finanzdaten, mit Geschäftsgeheimnissen oder mit folgenreichen Entscheidungen über Menschen prüfen Sie gesondert, bevor sie in einen Test kommen. Dazu gehören zum Beispiel Bewerberauswahl, Kreditentscheidungen oder Auskünfte mit rechtlicher Wirkung. Solche Fälle gehören nicht in den ersten Versuch.
Checkliste für die Auswahl des Dienstes
Eine Tarifbezeichnung allein sagt nicht, ob ein Dienst für Ihren Zweck passt. Prüfen Sie die konkreten Unterlagen des Anbieters zum Zeitpunkt der Entscheidung und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest:
- Rollen und Vertragsgrundlage klären; einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, sofern Auftragsverarbeitung vorliegt
- Verarbeitungsorte und mögliche Übermittlungen außerhalb der EU
- Unterauftragnehmer des Anbieters
- Speicherdauer von Eingaben und Ergebnissen sowie Löschmöglichkeiten
- Berechtigungen: wer Konten erhält, wer verwaltet, wer Verläufe sieht
- Einstellungen zur Nutzung von Eingaben für das Training und die aktuellen Anbieterbedingungen
Der organisatorische Pilotplan
Ein Pilot ist ein begrenzter Test mit klarem Ende. Schreiben Sie vorab auf, wie die Aufgabe heute erledigt wird – etwa grobe Bearbeitungszeit, typische Rückfragen und häufige Fehler. Diese Ausgangslage ist Ihr Vergleichsmaßstab. Wählen Sie zehn bis zwanzig wiederkehrende Testfälle, benennen Sie eine verantwortliche Person für den Pilot und eine fachliche Prüferin oder einen Prüfer.
Legen Sie fest, was als Fehlerfall gilt: falsche Fakten, erfundene Quellen, unpassender Ton oder Daten, die nicht hätten eingegeben werden dürfen. Und vereinbaren Sie Abbruchkriterien, zum Beispiel wenn vertrauliche Angaben versehentlich eingegeben wurden oder die Nacharbeit dauerhaft mehr Zeit kostet als die bisherige Arbeitsweise.
Muster-Testraster
Das folgende Raster ist ein leeres Muster zum Ausfüllen. Es enthält keine Ergebnisse aus Kundenprojekten. Tragen Sie als ersten Testfall eine vollständig fiktive Anfrage ein. Echte Kundenvorgänge gehören erst dann in das Raster, wenn die Angaben wirklich anonym sind oder für diesen Dienst freigegeben wurden – das bloße Streichen von Namen genügt dafür nicht.
| Testfall | Erwartetes Ergebnis | Fachlich korrekt? | Nacharbeit | Auffälligkeit |
|---|---|---|---|---|
| Antwortentwurf Lieferzeit (fiktive Anfrage) | Höflich, sachlich, ohne Zusage | ja / nein | __ Minuten | z. B. falsche Frist |
| Zusammenfassung Arbeitsanweisung (intern freigegeben) | Alle Pflichtschritte enthalten | ja / nein | __ Minuten | z. B. Schritt fehlt |
Vom Pilot zur Einführung
Am Ende des Pilots werten Sie das Testraster gemeinsam aus: Bei welchen Testfällen war das Ergebnis brauchbar, wo war die Nacharbeit zu hoch, welche Fehler traten wiederholt auf? Daraus entscheiden Sie, ob die Aufgabe eingeführt, angepasst oder verworfen wird. Auch ein begründetes Nein ist ein gutes Ergebnis, weil es Aufwand für eine ungeeignete Lösung erspart. Für die Einführung genügt oft eine kleine Gruppe, die ihre Erfahrungen an Kolleginnen und Kollegen weitergibt.
Menschliche Prüfung von Quellen und Fakten
Sprachmodelle formulieren überzeugend, auch wenn eine Aussage falsch ist. Jede Angabe, die nach außen geht oder eine Entscheidung stützt, gleichen Sie mit der Originalquelle ab. Zahlen, Namen, Fristen und Zitate prüfen Sie besonders sorgfältig. Wer ein Ergebnis freigibt, bleibt dafür verantwortlich – das sollte im Team klar sein.
Einführungsschulung und Änderungsprozess
Wenn der Pilot trägt, folgt eine kurze Einführung für alle, die den Dienst nutzen sollen: freigegebene Aufgaben, zulässige Daten, Prüfschritte und Ansprechpartner. Üben Sie mit fiktiven Beispielen. Halten Sie außerdem fest, wie neue Aufgaben, neue Funktionen oder geänderte Anbieterbedingungen geprüft werden, bevor sie im Alltag ankommen. Ergänzend hilft eine schriftliche Regelung für Mitarbeitende, wie sie im Ratgeber zu KI-Regeln beschrieben ist.
Weiterlesen: KI-Regeln für Mitarbeiter: eine praktische Checkliste